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2020年2月5日 星期三

《間歇高效率的番茄工作法》讀書筆記:風靡30年的時間管理經典。


讀者:黃子欣




找回自己的專注時間


每個人現今生活可運用的時間越來越零碎,除了自己本身內在干擾,還有各式各樣的外在環境影響,很難有一個完整的大時間去完成想做的事。番茄工作法就是用 25 分鐘,打造成功的最小單位,杜絕分心,快速找回自己專注力,提升拼勁的好方法。


番茄鐘工作法(Pomodoro Technique)的由來


這是義大利人弗朗切斯科.奇里洛(Francesco Cirillo)所發明的。為什麼叫「番茄鐘」?在國外不少家中廚房都有一番茄計時器,他發明這個方法的時,用的剛好是一個番茄造型的計時鐘,所以稱為「番茄鐘」。



基本概念


  • 時間流逝是正面的:減少對時間流逝的焦慮感。
  • 善用頭腦:減少干擾來提升專注度。
  • 間歇抽離:休息就好好休息,為下一次專注力充電。
  • 簡單易用:簡單評估與追蹤完成的效率。


番茄工作法


書中有更詳細的介紹,簡化成三個重點。
  1. 時間長度:以 25 分鐘為一個番茄時鐘的單位,5 分鐘做一個休息,重複 4 到 5 個回合後,算是完整的一組。完成後,做一個較長的休息,約 15 ~ 30 分鐘左右。
  2. 拆分:如果超過 5 ~ 7 個番茄鐘,拆成數個小事項。
  3. 合併:不到一個番茄鐘,湊成一個。簡單的事項可以湊在一起。


番茄工作法運用的工具


番茄工作法在運用上,主要用到的工具有三張表格。用紙筆紀錄比電腦簡單,且記錄與追蹤的工作一定要越簡單越好。

  • 日工作表:安排一日優先順序工作。
  • 事項盤點表:列出執行中發生的各項其他工作。
  • 紀錄表:檢視自己執行的差異,並逐步改善。


達成目標


書中主要分成,運用在達成個人目標與團隊目標。實際運用上,我覺得在達成個人目標比較容易。

運用在團隊目標可以做參考,因為許多方法必須打斷現有的工作,且參與的人員都須對番茄工作法,有一定的熟悉與了解,才能順利運作。要實際在組織上運作,可能會有點困難。

就達成個人目標而言,類似小步快跑的概念,在有限時間內,

  • 判斷重要事項的優先順序。
  • 專注當下、減少干擾。
  • 紀錄與回顧,再作改善。


減少干擾


每當專注在一事項時,最難的就是會面對很多干擾,亂了自己專注的腳步,弄得自己心煩意亂的。

減少干擾就是:針對各種干擾要接受事實,並且確定當前的工作不被打擾。

干擾分成:

  • 內部干擾:自己腦中三不五時跳出來的點子,或是突然想到何事沒做...等。
  • 外部/組織干擾:主管交辦、郵件、同事、家人、...等。


每當發生干擾時,立刻清楚地記錄下來並決定怎麼做。書中有更詳細的例子說明如何註記、如何處理。

將事情分成:迫切、沒那麼迫切、不重要三個等級。避免自己被突如其來的干擾,打斷了當下專注的工作。

  • 迫切:記錄在日工作表下的臨時急迫事項。
  • 沒那麼迫切:記錄在事項盤點表。
  • 不重要:不管它。


很多時候所謂的緊急,其實並不急於在 25 分鐘(一個番茄時鐘)或是 2 小時(一組番茄時間)內處理。一旦讓干擾打斷了專注,效率就會大大下降,而且開始會東忙西忙,看似很忙碌,但一日下來,成果卻很少。


實際運用心得


三個表格工具,我針對自己的習慣,略做修改,加上欄位名稱與合併表單,將日工作表與事項紀錄表合併,越少表單越容易記錄。




每日完成番茄鐘的總數,可以另行記錄到自己平日用的記事本。如此可以清楚地看到,自己每日專注完成的數量與逐步改善的成就感。

在類型方面,根據我個人習慣,分成四類:




這樣分類的好處:

  1. 根據自己每日精華時段,去安排最燒腦的工作。
  2. 難度高與難度低的工作適時穿插安排,避免大腦過度疲勞。

實際執行上,最難處理的是外部干擾,書中提到的解法是「有效告知、迅速協調、重訂計畫」之後再「回覆」對方。

這需要一段時間推動,不論是對主管、同事、還是家人,讓對方知道你不是不處理,而是等一下再處理,逐步建立彼此有默契的互動方式。


提升效率


之前只知自己完成一篇 2000 字以上的文章,平均要花費 12 ~ 16 個番茄鐘完成,總覺得耗時很久,應該要再快一點完成,但不知從何改善。

透過如書中所說,若是超過 5 ~ 7 個番茄鐘,就要將工作拆解。架構大綱、寫文章、優化內容、拍照、排版...等。透過拆解成細項與紀錄表,明確觀察自己花費的時間並做改善。

只要針對幾項工作內容精簡與合併,讓 16 個番茄鐘變成 12 個番茄鐘完成,進一步逐步改善成 10 個,甚至更少,就可以提升我的寫作效率。

像這次完成這篇,就比我以前寫文章少了 3 個番茄鐘,進步不少。


逃不掉的家事工作


其實家事也適用。收衣服時,看到回收桶,腦中想到要倒資源回收了。洗碗盤又想到要清冰箱...等,總有一堆家事可做。

除了這些內部干擾,通常還會有小孩這個主要外部干擾,就是在這時要找媽媽玩,先停個 30 秒,蹲下來用認真溫和(特別強調是因自己通常忍不住會說出;「等一下啦,你是沒看到我在忙喔!XD」的口氣對小孩說:「媽媽再 10 分鐘,晾完衣服就可以陪你玩了。」試過幾次後,小孩接受,大家也都開心!


很多時候東做一點,西做一點,好像很忙,但完成沒幾項。不如在一個番茄鐘裡,專注完成 1~3 項,其他的內在干擾都先記錄下來,外部干擾迅速回覆。專注完成,更有效率。



【好書推薦】:《間歇高效率的番茄工作法》:25分鐘,打造成功的最小單位,幫你杜絕分心、提升拚勁。

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  1. 對於每日事務繁雜的我
    蕃茄鐘是個好主意
    謝謝分享

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